Twoje sprawy w zaufanych rękach

Przed spotkaniem upewnij się, że wszystkie strony posiadają ważne dokumenty tożsamości. Sporządź listę stron oraz przedmiot czynności – np. numer księgi wieczystej, adres nieruchomości, wartość transakcji. Jeśli umowa została wcześniej opracowana przez prawnika, prześlij ją elektronicznie; notariusz zweryfikuje zgodność z obowiązującym prawem i zasugeruje ewentualne poprawki. Pamiętaj, że niektóre dokumenty wymagają tłumaczenia przysięgłego – zrób to z wyprzedzeniem, aby uniknąć opóźnień.

W przypadku firm konieczny jest odpis z KRS lub CEIDG, a także dokumenty potwierdzające umocowanie osób podpisujących. Jeśli działasz przez pełnomocnika, sprawdź, czy pełnomocnictwo jest ważne i zawiera odpowiedni zakres działań. Notariusz nie może dokonać czynności, jeśli istnieją wątpliwości co do umocowania – lepiej przygotować się staranniej niż później poprawiać dokumenty.

Tak zwana „opłata stosunkowo najniższa” przysługuje, gdy wartość przedmiotu czynności nie przekracza 3 000 zł. W praktyce oznacza to, że notariusz pobiera 100 zł od całej czynności, a nie stosując normalnej skali. Jeśli wartość mieści się w przedziale 3 000–10 000 zł, stawka wynosi 1,5%, ale nie mniej niż 100 zł. Przy wyższych kwotach stosuje się stopniową skalę: 1% od nadwyżki powyżej 10 000 zł, 0,5% od nadwyżki powyżej 100 000 zł itd.

Uwaga: od umowy darowizny między najbliższymi członkami rodziny stosuje się 50% zwykłej opłaty. Dodatkowo, jeśli czynność dotyczy mieszkania lub domu, w którym strony zamierzają zamieszkać, mogą ubiegać się o zwolnienie z podatku od czynności cywilnoprawnych – wówczas notariusz sporządza oświadczenie o spełnieniu warunków zamieszkania przez minimum 5 lat. Dzięki temu całkowity koszt transakcji maleje nawet o kilkadziesiąt tysięcy złotych.

Akt notarialny ma charakter dokumentu urzędowego – potwierdza nie tylko treść oświadczeń stron, ale także fakt ich złożenia oraz datę. Dzięki temu strony nie muszą dodatkowo dowodzić, że umowa została zawarta, co przyspiesza ewentualne postępowania sądowe. Ponadto, notariusz bada zdolność prawną i zdolność do czynności prawnych każdej ze stron, co zmniejsza ryzyko późniejszego podważenia ważności umowy.

Kolejna istotna różnica: akt notarialny zawiera klauzulę nadającą mu klauzulę wykonalności. Oznacza to, że wierzyciel może – bez osobnego postępowania sądowego – zwrócić się do komornika o egzekucję zobowiązania. W przypadku zwykłej umowy cywilnej konieczne jest wcześniejsze uzyskanie wyroku sądu. Dlatego wiele banków i instytucji finansowych wymaga formy notarialnej przy kredytach hipotecznych – daje im to szybszą drogę odzyskania należności.

Po zakończonej czynności notariusz sporządza wypis aktu – czyli dokument w formie papierowej lub elektronicznej – zwykle w ciągu 24 godzin roboczych. Jeśli czynność wymaga wpisu do księgi wieczystej, notariusz przesyła wniosek elektronicznie do sądu rejonowego; sam wpis trwa średnio 7 dni, ale już sam wniosek zabezpiecza interes nabywcy. W naszym serwisie automatycznie generujemy dla Ciebie powiadomienie e-mailem, gdy dokument będzie gotowy do pobrania.

W przypadku pełnomocnictw lub prokurystycznych oświadczeń woli często wystarcza jedynie poświadczony odpis, który otrzymasz jeszcze tego samego dnia. Jeśli zamawiasz dodatkowe odpisy (np. dla banku), czas realizacji wydłuża się o 1–2 dni. Pamiętaj, że dokumenty zawierające dane osobowe są przesyłane wyłącznie przez zabezpieczoną skrzynkę na platformie – nigdy jako zwykły załącznik mailowy.

Odstąpienie od aktu notarialnego nie jest możliwe w taki sam sposób jak od umowy zawartej w formie zwykłej pisemnej. Raz podpisany akt wiąże strony natychmiast – chyba że zawarto w nim postanowienie o warunku zawieszającym lub terminie odstąpienia. Jeśli jednak akt zawiera błąd lub nie odzwierciedla rzeczywistej woli stron, można wnieść o sprostowanie lub stwierdzenie jego nieważności w drodze postępowania przed sądem rejonowym.

Notariusz nie może samodzielnie anulować aktu, ale może sporządzić kolejny akt – np. aneks lub uchylenie – jeśli wszystkie strony wyrażą na to zgodę. Jest to najszybsza droga, gdy strony polubownie zmienią warunki. Koszt takiej czynności to zwykle 50% opłaty od pierwotnej wartości przedmiotu, jednak nie mniej niż 100 zł. Jeśli nie ma zgody wszystkich stron, pozostaje droga sądowa – wówczas warto skonsultować się z prawnikiem, aby ocenić szanse powodzenia.

Obecność wszystkich stron jest wymagana jedynie wtedy, gdy ustawa nakłada obowiązek osobistego złożenia oświadczenia woli – np. przy umowie sprzedaży nieruchomości, ustanowieniu służebności czy podziale majątku. W takich przypadkach pełnomocnik nie może zastąpić mocodawcy, chyba że umocowanie wyraźnie przewiduje możliwość złożenia oświadczenia w jego imieniu (pełnomocnictwo do czynności szczególnych). Notariusz bada takie pełnomocnictwo z należytą starannością.

W sprawach dotyczących oświadczeń ogólnych – np. udzielenie pełnomocnictwa, zrzeczenie się dziedziczenia, złożenie oświadczenia o przyjęciu lub odrzuceniu spadku – wystarczy pełnomocnik z ważnym pełnomocnictwem. W naszej platformie możesz wcześniej przesłać skany dokumentów; notariusz zweryfikuje je przed spotkaniem i poinformuje, czy niezbędna jest Twoja osobista obecność. Dzięki temu oszczędzasz czas i unikasz niepotrzebnych wizyt.